Viele haben schon von ihr gehört, einige wenden sie bereits erfolgreich an: die Pomodoro-Technik. Dieser Beitrag wendet sich an all diejenigen, die das wirkungsvolle Selbstmanagement-Tool kennenlernen und erfahren wollen, welchen Produktivitätsschub es auslösen kann.
Die Prokrastinationsfalle
Es ist immer dasselbe: Trotz nahender Deadline schaffen Sie es nicht, die vor Ihnen liegende Aufgabe anzugehen. Stattdessen werden Bleistifte gespitzt, Notizzettel nach Farbe sortiert, You-Tube-Videos geguckt oder Regale geputzt. Oder was auch immer. Die Pomodoro-Technik bringt Sie wie ein Kickstarter in die Gänge und hilft dabei, den Fokus nicht zu verlieren.
Warum Pomodoro?
Ganz einfach: Ihr Schöpfer, Francesco Cirillo, benutzte einen simplen Küchenwecker in Tomatenform für die ersten Versuche mit dieser Technik. Und viel mehr als einen Kurzzeitwecker braucht man auch nicht, um loszulegen. So geht’s:
- Halten Sie Ihre Aufgabe schriftlich fest.
- Stellen Sie den Wecker auf 25 Minuten.
- Legen Sie einfach los und arbeiten Sie an der Aufgabe, bis der Wecker klingelt. Notieren Sie die absolvierte Pomodoro-Phase mit einem Kreuz oder Häkchen auf dem Papier
- Legen Sie nach den 25 Minuten eine fünfminütige Pause ein.
- Ist die Aufgabe erledigt, wenn der Wecker klingelt, wird sie abgehakt; wenn nicht, bearbeiten Sie die Aufgabe in der nächsten Pomodoro-Runde weiter.
- Wiederholen Sie das Ganze viermal und legen Sie nach 4 Pomodoro-Einheiten (also viermal je 25 + 5 Minuten) eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten ein
Die Vorteile
Planung: Ein wichtiger Aspekt der Pomodoro-Technik ist die Planung. Sie formulieren Ihre Aufgaben schriftlich und versuchen, den jeweiligen Zeitaufwand pro Aufgabe realistisch einzuschätzen. Manche Aufgaben sind in einer einzigen Pomodoro-Phase zu schaffen, andere verteilen sich auf mehrere Phasen (auch pomodori genannt). Allein der geschärfte Blick für den Zeitaufwand führt zu einem besseren Zeitmanagement. Außerdem können Sie eine realistischere to-do-Liste für Ihren Tag anlegen und ersparen sich den Frust, wenn am Abend nur ein Bruchteil einer Monsterliste abgearbeitet ist.
Konzentration: Sie haben Ihre Aufgabe schriftlich festgelegt und den Wecker gestartet – ab jetzt sind keine Ablenkungen mehr erlaubt. Den meisten hilft das Ticken eines mechanischen Küchenweckers, da es für eine deutliche Zeitwahrnehmung sorgt. Wenn Sie das eher nervös macht, wählen Sie ein weniger lautes Instrument, z. B. eine Digital- oder Sanduhr, oder stellen Sie beim Online-Timer den Ton ab. Wie gesagt, Ablenkungen sind nicht erlaubt, die üblichen Zeitfresser müssen ausnahmsweise mal warten. Bei wirklich unvermeidbaren Unterbrechungen sollten Sie den Wecker stoppen und wieder neu starten, wenn es weitergehen kann. Die fünfminütigen Pausen und die längere Pause nach 4 pomodori sollten Sie aber genauso beachten wie die Arbeitsphasen.
Dokumentation: Ein weiterer positiver Effekt der Pomodoro-Technik ist das Erfolgsgefühl, das sich einstellt, wenn man eine Aufgabe abhaken kann. Wer Aufgaben und den für sie erforderlichen Zeitaufwand dokumentiert, bekommt außerdem eine Datengrundlage für die spätere Selbstreflexion, aber auch für eine präzisere Projektplanung.
Machbarkeit: Die relativ kurzen pomodori machen es einem deutlich leichter, einfach anzufangen. Das ist gerade bei ungeliebten oder gar angstbesetzten Aufgaben wichtig. Übrigens finde ich es gar nicht schlimm, wenn man die Pomodoro-Technik auch mal „nur“ als eine Art Kickstarter einsetzt und das Pausenklingeln einfach überhört: Gerade beim Schreiben kann man durch den überschaubaren Zeitraum in die Aufgabe hineinfinden und – gerade wenn es gut läuft – nach 25 Minuten einfach weitermachen.
Flexibilität: Sie selbst bestimmen, wie Sie Ihre Aufgaben ein- und verteilen und wie lang Ihre Pomodoro-Phasen sind. Wenn es statt 25 nur 15 Minuten pro pomodoro sind, auch gut – Hauptsache, Sie legen los und setzen die Technik sinnvoll für sich ein.
Für welche Aufgaben eignet sich die Pomodoro-Technik?
Für praktisch alle, ob es nun schnell zu erledigende Mini-Tasks oder Monster-Aufgaben sind. Sie können also entweder
- eine Aufgabe für genau eine Pomodoro-Phase ansetzen,
- viele kleine Aufgaben zu einem pomodoro von 25 Minuten bündeln oder
- umfangreiche Aufgaben über mehrere pomodori verteilen bzw. in mehrere Arbeitsschritte gliedern
Das Original
Auf der Website des Pomodoro-Erfinders Francesco Cirillo gibt es ein schönes Erklärvideo, eine Zusammenfassung der Technik und noch viele weitere Infos – aber Achtung, auch Websites über die pomodori können zum Zeitfresser werden!
https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique
Pomodoro digital
Es gibt eine ganze Reihe von digitalen Pomodoro-Timern, zum Beispiel:
- es und Tomato Timer für den Browser
- Tomighty für Windows und OS X
Auch für Android- und iOS-Smartphones gibt es Apps, einfach mal das Stichwort „Pomodoro-Technik“ in der Suchmaschine eingeben! Oder den Smartphone-Timer auf 25 Minuten stellen, in den Flugmodus gehen und loslegen.
Viele haben schon von ihr gehört, einige wenden sie bereits erfolgreich an: die Pomodoro-Technik. Dieser Beitrag wendet sich an all diejenigen, die das wirkungsvolle Selbstmanagement-Tool kennenlernen und erfahren wollen, welchen Produktivitätsschub es auslösen kann.